21/12/2018 – Source : SPF Finances

1. REGISTRE UBO : FONDEMENTS ET PRINCIPES

1. Les sociétés et autres entités juridiques constituées sur leur territoire aient l’obligation d’obtenir et de conserver des informations adéquates, exactes et actuelles sur leurs bénéficiaires effectifs ;
2. Un registre centralisé reprenant les informations sur les bénéficiaires effectifs de ces entités soit mis en place afin de faciliter l’accès à ces informations.

2. BÉNÉFICIAIRE EFFECTIF : DE QUI S’AGIT-IL ?

1. La ou les personnes physiques qui possède(nt), directement ou indirectement, un pourcentage suffisant de droits de vote ou une participation suffisante dans le capital de cette société, y compris au moyen d’actions au porteur ;
   La possession par une personne physique de plus de 25% des droits de vote ou de plus de 25% des actions ou du capital de la société est un indice de pourcentage suffisant de droits de vote ou de participation directe suffisante. Pour plus d’information sur l’identification des bénéficiaires effectifs indirects veuillez consulter le FAQ disponible sur notre site internet (voir rubrique 5.3).
2. La ou les personnes physiques qui exerce(nt) le contrôle de cette société par d’autres moyens (e.g. pacte d’actionnaires, droit de nommer les membres du conseil d’administration, droit de véto).
3. La ou les personnes physiques qui occupe(nt) la position de dirigeant principal, si, après avoir épuisé tous les moyens possibles, et pour autant qu’il n’y ait pas de motif de suspicion, aucune des personnes visées précédemment n’est identifiée, ou s’il n’est pas certain que la ou les personnes identifiées soient les bénéficiaires effectifs. S’agissant d’une catégorie résiduelle, l’identification d’un tel bénéficiaire effectif doit être dûment documentée et fondée (e.g. démarches entreprises pour l’identification des deux premières catégories, issues des recherches effectuées).

1. Les administrateurs ;
2. Les personnes qui sont habilitées à représenter l’association ;
3. Les personnes chargées de la gestion journalière de l’a(i)sbl ou de la fondation ;
4. Les fondateurs d’une fondation ;
5. Les personnes physiques ou, lorsque ces personnes n’ont pas encore été désignées, la catégorie de personnes physiques dans l’intérêt principal desquelles l’a(i)sbl ou la fondation a été constituée ou opère ;
6. Toute autre personne physique exerçant par d’autres moyens le contrôle en dernier ressort sur l’a(i)sbl ou la fondation.

1. Le constituant ;
2. Le ou les fiduciaires ou trustees ;
3. Le protecteur ;
4. Les bénéficiaires ou, lorsque les personnes qui seront les bénéficiaires de la fiducie ou du trust n’ont pas encore été désignées, la catégorie de personnes dans l’intérêt principal de laquelle la fiducie ou le trust a été constitué ou opère ;
5. Toute autre personne physique exerçant le contrôle en dernier ressort sur la fiducie ou le trust du fait qu’elle en est le propriétaire direct ou indirect ou par d’autres moyens.

3. L’ARRÊTÉ ROYAL RELATIF AUX MODALITÉS DE FONCTIONNEMENT DU REGISTRE UBO

• Quelles informations doivent être communiquées au registre UBO en fonction du type de bénéficiaire effectif dont il s’agit ;
• Qui devra communiquer ces informations au nom des entités juridiques concernées et selon quelles modalités ;
• Qui aura accès aux informations reprises dans le registre UBO et selon quelles modalités ;
• Quelles dérogations existent pour que les données reprises dans le registre UBO ne soient pas ou que partiellement accessibles ;
• Quels contrôles seront mis en place afin de garantir que l’obligation de communication des données au Registre UBO est respectée et quelles sanctions seront le cas échéant applicables ;
• Comment les données communiquées au registre UBO seront traitées.

4. COMMENT VOUS PRÉPARER ?

• Vous disposez d’un représentant légal ou d’un mandataire disposant d’une carte E-ID qui pourra remplir les informations listées dans l’Arrêté royal via la plateforme en ligne MyMinFin, au nom de votre organisation ;
• Vous avez identifié à laquelle des catégories détaillées à la Section 2 ci-dessus votre bénéficiaire effectif appartient ;
• Vous disposez d’informations précises et détaillées (e.g. pourcentage précis de capital ou droits de vote) sur les bénéficiaires effectifs de votre organisation et de toute entité juridique par l’intermédiaire desquelles vos bénéficiaires effectifs passent pour contrôler votre organisation ;
• Vous disposez de documents probants établissant que l’information dont vous disposez est adéquate, exacte et actuelle ;
• Vous avez mis en place des procédures au sein de votre organisation afin que toute modification des informations sur vos bénéficiaires effectifs soit communiquée au registre UBO dans le mois.